Het belang van een goede administratie

Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat dat wettelijk verplicht is. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht.

Wettelijke bewaarplicht

Wettelijk is de ondernemer verplicht de basisgegevens van zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht), de gegevens van onroerende zaken dienen 10 jaar bewaard te worden. Bij het bewaren van de basisgegevens moet u denken aan:

• bankafschriften
• nota’s van leveranciers, betaalbonnetjes etc.
• de verstuurde nota’s
• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadopname (telling eind van het jaar)
• de loonadministratie
• Belastingpapieren zoals aangiftes

Uw administratiekantoor of accountant verzamelt deze gegevens en maakt daaruit een zogenaamde jaarrekening. Bij een belastingcontrole zal aan de hand van deze verzamelde gegevens een controle worden uitgevoerd. Met name de bankafschriften, nota’s en bonnetjes zult u zelf moeten bewaren om aan de belastinginspecteur te kunnen overleggen.

De opzet van administratie (eenmanszaak en kleinere MKB bedrijven)

Algemeen

Kleinere bedrijven besteden de BTW aangifte en het boeken in een boekhoudprogramma vaak uit aan een administratiekantoor. Het administratiekantoor zorgt dan per kwartaal voor de BTW aangifte en geeft de ondernemer inzicht in de gang van zaken.

Uitgangspunten voor een goede boekhouding

Allereerst is een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé belangrijk. Een zakelijk banknummer die alleen voor uw onderneming wordt gebruikt is daarom een must.

Als kleine ondernemer moet u ook een aantal zaken zelf doen. Het maken van facturen voor de werkzaamheden die zijn verricht doet de ondernemer zelf. “Wie schrijft blijft” is een spreuk die nog steeds van groot belang is bij elke onderneming. Een eenvoudig factureer programma, dat met alle wettelijke regels rekening houdt, is dan ook zeer aan te bevelen.
Daarnaast worden binnenkomende nota’s (van leveranciers etc.) door de ondernemer zelf betaald. Hierdoor houdt men zicht op de dagelijkse gang van zaken.

De papierstroom in ordners

Ordner 1

• achter tabblad 1 – bankafschriften (oudste onderaan)
• achter tabblad 2 - omzetbelasting papieren
• achter tabblad 3 – andere belasting papieren
• achter tabblad 4 –diversen (zoals verzekeringspapieren)

Ordner 2

• achter tabblad 1 – inkoopnota’s (nota’s die u nog moet betalen)
• achter tabblad 2 – inkoopnota’s die u heeft betaald
• achter tabblad 3 – verkoopnota’s
• achter tabblad 4 – verkoopnota’s die door uw klanten zijn betaald

In ordner 2 heeft u een goed beeld van nota’s die u nog moet betalen en die u nog moet ontvangen. Bij een wat groter bedrijf kunt u hiervoor twee mappen gebruiken, één voor de inkoopnota’s en één voor de verkoopnota's.

Ordner 3 (optioneel)
Indien u veel contant betaalt of ontvangt is een aparte ordner als kasboek aan te bevelen. Indien u een factureerpakket gebruikt, bijvoorbeeld de software die onderdeel uitmaakt van uwVakman.nl, dan heeft u in ordner 2 tabblad 3 en 4 niet nodig. Het programma bewaart de verkoopgegevens die altijd weer kunnen worden opgevraagd.

Andere belangrijke papieren

Contracten en overeenkomsten

Het is verstandig is om een afzonderlijke ordner aan te leggen en hierin per leverancier of ander bedrijf de overeenkomsten of andere belangrijke papieren op te bergen. Hierdoor zal het makkelijker zijn om zaken terug te vinden. Als u deze papieren opbergt tussen de facturen of andere documenten, zal het voor u alleen maar lastiger worden om het terug op te zoeken.

Als u offertes opbergt, steek hier dan altijd de klant aantekeningen en berekeningen bij zodat u snel inzicht heeft in hoe u tot de berekening van de offerte bent gekomen.

Personeelsadministratie

Als u personeel in dienst heeft maak dan een ordner aan waarin u de basisgegevens van personeel bij elkaar heeft. De basisgegevens van het personeel bestaat uit:

• sollicitatieformulier
• arbeidsovereenkomst
• loonbelasting verklaring
• kopie aanmelding bedrijfsvereniging
• kopie aanmelding ziekenfonds
• kopie paspoort/identiteitsbewijs en als nodig is verblijfsvergunning
• kopie aanmelding Arbo-dienst

verder kunnen hier ook nadere afspraken bijgevoegd worden en verslagen van beoordeling of functioneringsgesprekken.